未来的家族办公室——亚洲家族办公室如何在未来证明其业务

未来的家族办公室——亚洲家族办公室如何在未来证明其业务

未来的家族办公室会是什么样子，富裕家族和家族办公室所有者可以做些什么来证明他们的平台和运营的未来？去年 12 月，哈比斯召集了一个专家小组，在一次私下的非公开讨论中讨论这些问题。Hubbis 在这里提取和提炼了选定的关键观察和见解。

哈比斯思想领导力讨论

（2021 年 12 月）

以下是小组讨论的一些问题：

前景看好，事情进展顺利，但亚洲的多家族办公室业务部门需要什么来进一步推动他们的成功？

亚洲的多家族办公室是否利用了正确的技术和方法？

他们如何使用技术来提高整个运营过程的自动化程度？

信息、报告和客户数据聚合对于提议至关重要，那么家族办公室如何管理来自托管人的数据交付并确保它们包含增强的数据管理协议？

正确的技术和最先进的运营流程能否为家族办公室提供适当的基础设施，以便在不大幅增加成本基础的情况下迅速扩大规模？

未来的家族办公室是什么样的，需要哪些技术平台和增强功能，您如何升级您的主张？

家族办公室比许多人想象的要复杂得多，而且要做到这一点绝非易事

一位专家强调，在为家族办公室制作流程分解图后，他们发现在单一家族办公室或联合家族办公室中必须有效运行的业务流程约有 280 个。其中，近 100 位是前台，以客户关系管理、税务和遗产规划、投资、投资尽职调查、资产分配和规划为中心。其他流程涵盖所有重要的中间和后台服务等领域。

“人们越来越意识到，试图自己解决所有中后台的挑战，并自行设计所有这些都是非常昂贵、具有挑战性且通常非常乏味的，因此许多人都在寻找一个可以帮助他们实现自动化的系统许多或所有这些功能和过程。如果他们可以让另一方为他们做这项工作，但仍保留对最终批准的控制权，那么这将使他们能够专注于自己的核心优势，专注于他们擅长的事情以及他们的家庭客户期望他们做什么。”

升级的技术和基础设施为家族办公室提供了更全面的视角

家族办公室需要全面了解他们的情况，以每天可访问的方式将所有内容集中在一个地方，而月度或季度报告根本不够。数据和信息的访问需要进入 21 世纪，以支持更有效的决策，促进自动化并停止浪费关键个人的时间。信息需要以虚拟方式交付和访问，以便关键人员可以远程工作，并从他们碰巧在世界上的任何地方执行任务和流程。

从基本和手动到自动化和高效的演变是雄心勃勃的家族办公室的重要旅程

亚洲一家重要的联合家族办公室的负责人强调，他们从一开始规模小得多的手动、脱节和相当基本的转变为更复杂的基础设施，并在 IT 和技术上进行了大量投资，包括与聚合器合作不同司法管辖区的许多不同托管银行。他解释说：“客户看重易于理解，能够轻松查看他们在不同银行的投资组合，他们看重我们能够对他们拥有和可以做的事情进行更分析性的评估。”

随着资产范围和投资者多元化的增加，系统和流程必须扩展，而远程意味着安全性也必须提高

同一位专家观察到，投资组合管理以及评估和分析不再局限于传统的金融和银行产品，还包括许多其他替代资产，包括私人投资和数字资产。他解释说，这也意味着他们必须投资额外的技术并升级系统和流程，尤其是在大流行期间，必须进行远程访问和处理。“鉴于此，尤其是在远程工作世界中，数据备份、网络安全以及确保业务连续性和无缝活动保持完全合规都是需要克服的重要挑战，”他观察到。

无论您身在何处，都无法逃避行政负担和合规的现实

另一位嘉宾评论说，任何人，例如离开私人银行转入家族办公室或更普遍的独立公司的客户关系经理 （RM），都不应期望绕过该角色的任何更平凡的必要性。“很多 RM 离开他们的银行时都抱有错误的看法，他们会加入多家族办公室或独立资产管理公司以摆脱合规和文书工作，但你不能逃避对 KYC、AML、尽职调查。此外，家族办公室的工作并没有真正的可扩展性，因为每个家庭都是不同的，每个家庭都有不同的需求和要求、报告要求和不同的托管银行等等。这意味着您需要技术来支持整个基础架构。”

他解释说，他的公司在 2019/202 年做出了他们希望是明智决定的一年，转向一个新平台，使他们能够整合投资组合管理报告、资产整合，包括非银行资产，以处理 KYC 和数字化入职、AML 监控和客户报告。“这对我们来说是重要的一步，没有什么是完美的，但它确实帮助我们更上一层楼，”他报告说。“然而，一个现实是我们从银行获得的数据质量很差。另一个问题，当然在新加坡，就是要找到合适的具有创业精神和合适技能的人加入我们的联合家族办公室。”

税务报告是一个全球性问题，所有家族办公室都需要升级其能力和协议

同一位嘉宾强调了客户的税务报告将如何变得不可或缺。“大多数亚洲国家还没有这种情况，但在许多司法管辖区，例如对于来自英国或德国的客户，您必须能够提供特定的税务报告，如果您不能这样做，您将不保护客户端，就这么简单。目前，实际上很少有银行可以同时为多个国家/地区提供此类服务，如果一家银行能够正确地为五个以上国家提供税务报告，那将是一个例外。总的来说，这对我们在亚洲来说还不是一件大事，因为我们的大多数客户都在亚洲，但它会发生。在我看来，毫无疑问，在 5 年或 10 年内，我们需要能够为主要国家征税。真的没有办法解决这个问题。”

跨托管银行整合信息和数据远非简单，当然也不是同质化的

另一位小组成员强调，在美国，银行在整合时都使用相似或相同类型的平台，而在欧洲和美国，它们都使用不同的平台，这意味着整合的复杂程度完全不同。客户资产。“我们也一直在尝试找到一个很好的解决方案来组装所有这些，但这并不容易，经过 12 年的运营，我们仍在寻找那种全能型的平台，即使我们正在接近真正的进展。”

消除后台办公室的繁琐皱纹是一项艰巨的任务，需要不断关注

同一位专家观察到，更乏味的方面之一是在后台，当所需的接口不能始终正常工作时。“在一家银行，或者在一个非常大的业务中，你有几百人在后面处理数字并确保不发生违规行为，这似乎不那么具有挑战性，”他评论道。“但如果你在后台只有一两个或三个人来评估自动化流程的漏洞，那就太乏味了。不管你喜不喜欢，每个平台或每个供应商都会发生这种情况，这意味着还有很多手动工作要做，无论是在纠正问题方面，还是找出问题所在和为什么。无论您的流程多么自动化，您都必须满足这一点。”

数据的聚合和整合绝对是需要克服的重要挑战

另一位嘉宾同意小组成员表达的一致主题，即数据聚合和数据获取是未来挑战的核心，必须克服。“我们很幸运在美国拥有大多数银行通过托管网络，并且大多数经纪人相当一致地产生一致的日常信息，”他评论道。“任何司法管辖区的挑战是转向能够每天以一致格式生成该信息的数字平台，因为这不是月末任务；这是日复一日。随着我们每天处理的法人实体和交易的数量，当然有需要手动解决的例外情况，但随着时间的推移，希望从例外情况中学习，改进系统，改进流程。”

数据聚合在美国很先进，但在包括亚洲在内的其他市场则稍逊一筹

同一小组成员观察到，美国数据聚合的进步将逐渐在亚洲等其他市场取得进一步进展。“有许多公司从银行获取和丰富数据，以便您汇总数据，这里的关键主题是，从监管的角度和管辖权的角度来看，需要高度重视如何确保每天的数据，如何发布这些数据，然后让投资管理社区和家族办公室社区能够在一致的基础上汇总这些数据，”他评论道。“这是一个挑战。但在其他司法管辖区，它已在很大程度上得到解决。”

他补充说，能够从源头捕获交易并能够链接文档也很重要，这样许多不同的对应方（无论是税务专家、会计师还是监管机构）都可以轻松访问这些文件。“对于家族办公室本身来说，这些数据都是关于为他们提供便利、为他们提供信息、确定他们的风险以及让他们制定计划，”他解释道。“如果你每天都这样做，那么你的节奏实际上可以提高，你的风险管理也可以提高。”

谨防不良数据，不要将任何事情视为理所当然 - 额外的验证层至关重要

一位专家补充说，假设银行提供了良好的数据是错误的。“小组中的每个人都可能会同意，情况几乎不会发生，”他说。“一旦他们一直到你的陈述，它可能会很好，但是当你获得每日数据馈送时，这些数据的质量通常不是很好。就托管人的质量而言，它可能会有很大差异，我们实际上是根据托管人的数据质量来评估我们的托管人的。大约 10 年前，我们常常坐在那里查看所有这些数据，以找出正确报告的交易。但是我们现在所处的位置，以及您将看到的更多内容，是我们构建了一个业务规则引擎，以便每天晚上当成千上万的交易进来时，它们会通过一个算法运行，它对这种类型的交易说，

他对此进行了扩展，并指出他们多年来构建了大约 1000 条业务规则来评估这些交易。“系统可以说，每 1000 笔交易中可能有 25 笔正常，但其他 25 笔有问题，它们被搁置一旁，然后人们可以对其进行审查。”

请记住，您越大，跌倒就越难，所以从一开始就做好，随着成长的加速

另一个家族办公室的负责人同意这些意见，并观察到随着他们在未来几年扩大自己的业务，有越来越多的问题需要处理，包括处理许多托管人、数据的不一致、对齐数据馈送、聚合和整合数据，随着更多人被雇用，获得必要的人员技能一致性，确保从入职和 KYC 到客户入职的中后台的各种流程，就 KYC 流程而言加速并提高效率，等等。“随着我们扩大规模，我们必须投资于基础设施和技术，”他说。“这对于跨境问题和确保隐私和适当的网络安全水平尤其重要。

你的事业是为了吸引家庭，为此，能力、一致性和信任是至关重要的因素

另一位家族办公室负责人表示，在他看来，经营多家族办公室是一个正确定位自己的问题，将业务经营好，保持一致并确保人们可以信任您。“我们所有的客户都来自现有客户的口口相传，”他解释道。“我们所做的任何事情都没有试图成为当月的主角，而是试图成为一个让人放心的人，当人们来找我们时，我们告诉他们我们的任务是确保他们保持富有。我们不是为他们创造财富；我们为他们和他们的家人以及下一代保存它。谦逊和纪律对于策划投资至关重要，亚洲的客户现在更加成熟，他们对此表示赞赏，他们当然可以看到产品的推动。我们更喜欢这种方式，我们更喜欢当今更有眼光的客户。”

为了涵盖所需的不同技能和义务，规模确实很重要

同一位专家表示，如今一定的规模也是必不可少的。“您需要最低 AUM，因为这是一项昂贵的业务，您需要一位聪明（且昂贵）的 CIO，您需要一个系统，您可能需要一名分析师，您需要彭博社和数据，所以我认为可能低于 300 美元百万资产管理规模，你甚至不应该考虑单独行动。这意味着加入拥有资源和基础设施的人的好处可能远远超过尝试以相对较少的 AUM 单独行动时所带来的痛苦。” 因此，根据定义，如果没有必要的基础设施和深度，各方都会面临重大风险。

服务质量也是绝对必要的，这在许多方面意味着不像私人银行那样行事

这位专家补充说：“您提供的服务质量不仅在投资方面，而且在报告方面也至关重要。” “对于一个多家族办公室来说，真正的大问题是你真的想增长多少，因为太小是个问题，但如果一个家族办公室增长得太快，你开始表现得更像一家私人银行，那也有风险，而且我们真的不想。为什么？因为我们有时对客户非常诚实，从而将自己与银行区分开来。毕竟，我们不需要向任何客户销售单一产品；这不会改变我们结构的底线。我们没有任何产品推送；我们没有利益或意图的错位。我们没有来自转分保等安排的幕后付款。”

他扩展了这些评论，并指出他们的座右铭是他们想为更少的客户做更多的事情。“我们不希望 RM 拥有 80 个客户，我们认为每个 RM 超过 20 到 40 个客户是不可行的。如果你能为他们做很多事情，对客户来说更有价值，对客户经理来说也更有价值。”

精益独立并不意味着三心二意，专业并不意味着效仿银行

另一位家族办公室负责人对此表示赞同，并补充说他们不想像银行那样行事或承担这样的开销，他们希望保持精益运营并控制自己的管理能力。“正如另一位小组成员所说，我们希望完全符合客户的利益，目前我们必须为这些客户利用银行的能力。对我们来说，银行是服务提供商，他们为我们提供平台，他们为我们提供目前进入市场的全部渠道，即使未来 10 年这对我们来说可能会发生变化，但今天我们需要银行作为托管人和为我们的执行。因此，我们向这些托管人以及我们代表他们处理的任何其他人代表客户及其利益，无论是税务、信托、基金会、遗产规划等。最后，

让您未来的业务继任计划井井有条也是等式的重要组成部分，因为连续性很重要

“我认为 [business] 继任计划对于像我们这样的 [family office] 公司来说非常重要，”这位客人评论道。“由于我们的年龄，我们现在没有紧迫感，但有了一个强大的平台，继任是我们脑海中的事情。”

最后一句话——事情会变得更好，你的问题会逐渐得到解决，正确的方法就在眼前

最后的评论是，在美国和亚洲，各种类型和规模的家族办公室所面临的问题都是相似的，了解挑战是第一步，而这些主要障碍可以概括为两个词——准确性和透明度。 “我们今天真的听说了这些家族办公室如何在更好的信息、更好的数据、更好的数据来源等方面面临某些挑战，很明显，我们都在努力争取信息的准确性和透明度，因为它为客户的最大利益策划这一点符合我们的利益。亚洲还有很多工作要做，我们毫不怀疑，只要采取正确的方法，在所有这些领域都可以取得相当大的进展。”