建立成功的家族办公室需要回答的10大问题

建立成功的家族办公室需要回答的10大问题

创建家族办公室并保持其成功，首先要对您家族的优先事项、目标和能力进行全面评估。无论您的家族是考虑组建家族办公室还是评估已经存在的家族办公室，这10个问题都提供了一个框架，让您的家族能够茁壮成长。

1.您如何定义家族和家族办公室的成功？

我们中的许多人会优先考虑将我们的价值观传递给我们的子孙后代。虽然一些家庭已经明确定义并广泛共享价值观，但许多家庭并没有与几代人坐下来讨论目标、理想和遗产。在流动性事件发生之前定义共享价值至关重要，因为它有助于指导整个过渡过程中的决策。

非常成功的企业家和专业人士的共同特征通常包括纪律、勇气、激情和不屈不挠的职业道德。在年轻人准备好之前将财富转移给他们可以挑战这些基本特征。建立适当的指导方针，教育年轻一代，记录为家族财富创造的辛勤工作和牺牲，将为多代人的成功创造一个框架。

一个将成功定义为与财富特别相关的家族可以相应地构建和关注其家族办公室。它使家庭能够通过明确的目标和基准来衡量成功。例如，如果慈善事业是一个关键的家族目标，家族办公室可以设定目标并制定流程来支持家族所珍视的社区和机构。

2.您建立或维持家族办公室的目的是什么？

在家族办公室明确了家族价值观和成功的定义之后，下一步自然而重要的就是制定使命宣言。该声明可能只是将管理家族财富的目标正式化，但也可能包含慈善事业、教育和保护核心家族价值观的重要性。

考虑这三个具有不同复杂性和细节的使命陈述的基本示例：

家族办公室的使命是……

…管理家族成员的财富，有效地保存和保护财富转移给下一代。

…主要是为了教育后代并确保我们的核心价值观得以延续。我们的家族办公室团队将与每位家族成员密切合作，确保将我们对社会事业和环境保护的期望重点纳入我们的投资组合和慈善事业。

…制定最佳结构和财富策略，以保护我们的财富免受税收的影响，并建立长期投资组合，直接投资专注于产生现金流的投资，与我们的核心行业专长相一致，作为一个家庭以及我们的内部投资团队。

3.您的投资概况是什么——包括总体目标、资产规模和分配、税收影响以及每个资本池的风险概况？

虽然这听起来可能很简单，但答案通常很复杂且难以具体说明，尤其是在该家族花了数年时间进行投资并明确关注其运营业务之后。

澄清每个资本池的总体分配和投资目标，以及每个资本池中的单个投资，需要对传统投资、替代承诺、直接投资、房地产持有、艺术品和所有资产进行清单，并确定位置以及持有每项投资的实体。

4.您家族的多代目标是否最适合单一家族办公室、多家族办公室或虚拟家族办公室（具有外包首席投资官或首席财务官职能的家族办公室）？

虽然资产规模和复杂性可能是决定是否建立自己的单一家族办公室、加入多家族办公室或聘请外包CIO的合理指南，但许多其他标准也会影响该决定。考虑隐私保护、控制、定制偏好、预算、家庭对办公室功能的期望参与、投资计划的复杂性以及许多其他因素。

具有帮助家庭做出这一关键决定经验的值得信赖的顾问可以确定最符合您家庭目标和细微差别的结构。

5.您的家族办公室内有什么治理框架来促进决策和增强办公室功能？

知情、及时的决策使家族办公室能够实现家族的目标，而通过组织结构和流程支持这些目标至关重要。

在制定家族章程、家族办公室董事会、投资委员会、审计委员会、环境、社会和治理委员会、直接投资委员会等关键治理支柱时，新的家族办公室受益于考虑家族价值观和家族办公室使命宣言以及任何其他符合家族目标的委员会。

已建立的家族办公室定期审查其治理结构和流程，有效地为后代维持每个家族办公室的成功。这范围从重新评估高级别的家庭目标到对每个委员会的规模、任期和有效性进行更具体的评估。

6.作为一个家庭，您现在和未来面临的主要挑战是什么？

家族办公室面临各种风险。从一开始就了解这些风险有助于家族办公室通过数字解决方案通常可以支持的结构和流程来管理和减轻这些风险。

考虑以下风险和相关问题：

投资风险：您如何衡量潜在的下行波动性、流动性和资本要求？您如何模拟不同的投资场景？

操作风险：您是否制定了经过测试的业务连续性计划？如果团队成员或服务提供商不再能够执行该功能，是否有确保平稳连续性或继任的冗余？

网络安全：您的系统如何受到保护？他们有能力支持远程工作吗？您的员工是否接受过良好网络卫生方面的培训？

法律风险：您家族办公室的管辖权有什么影响？如何起草服务和人员配备合同？

数据管理风险：您了解将数据存储在云中的好处吗？有哪些控制措施来管理您的员工和第三方提供商对数据的访问？

审计风险：您对审计的准备情况如何？

7.哪些财富策略和规划工具将帮助您实现家族的多代目标？

确保您值得信赖的顾问协调一致并作为一个团队工作，以提供最佳战略，并了解最新的目标、支出需求和慈善目标。

建议召开季度会议，尤其是在单一家族办公室成立、与多家族办公室建立关系或虚拟家族办公室发展时。

8.什么系统运行您的投资业绩报告、税务管理和会计功能？

使用集成的实时数据做出决策的家族办公室始终将绩效目标放在首位。技术已经发展到一个定制的、综合的、基于云的平台可以捕获、显示、解释和克隆数据，使办公室员工、家庭成员和顾问能够参与家庭单位的战略业务决策和功能。

例如，RSM的FamilySight可以完全集成诸如税务合规性、投资组合管理和财务聚合等后台功能，从而使企业级视图成为焦点。

9.技术如何帮助您的家族办公室保持成功？

用于财务报告、账单支付、文档存储、移动设备管理和人力资源的可定制自动化系统正在提高信息的及时性、报告的完整性并降低风险。考虑您的哪些办公室功能需要改进，以及技术如何通过提高效率来创造价值。

当谈到增强办公功能的技术时，收益和价值之间存在连续性。为您的家族办公室找到合适的平衡点取决于您的优先事项和预算。定期评估这些有助于您的家族办公室推动并保持其目标的进展。

10.如何管理数据和存储文档？

全面的文件存储和保留实践确保家族办公室可以安全地访问关键人员和家庭财务记录。更新的实践和政策有助于减轻对关键信息潜在丢失的担忧，并促进对敏感或紧急事件的更快响应，例如网络事件、重大健康事件或家族企业交易。

云技术可以帮助保护和备份重要的文档和数据。它还支持可节省时间的自动化流程。