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如何保障家族办公室不受干扰

在过去的几周中,我们与家族办公室负责人和客户进行了许多对话,他们寻求支持以评估应对干扰的策略。根据这些对话以及我们的长期经验,我们认为很大一部分家庭办公室尚未准备好应对虚拟工作环境。...
2020-06-09 18:10 · 编辑整理:家办之家   收藏(0)
   

在过去的几周中,我们与家族办公室负责人和客户进行了许多对话,他们都在寻求支持以应对干扰的策略。根据这些对话以及我们的长期经验,我们认为很大一部分家族办公室尚未准备好应对虚拟工作环境。

对于一些组织而言,当前的危机只是对精心设计的业务连续性计划和基础架构的“现场测试”。但是,许多办公室仍处于桌面存储的Excel电子表格时代。只有一小部分人部署了更复杂的系统,这些系统专注于自动化工作流程,提供远程批准或集成不同的功能。 

——保罗·麦基宾:安永美洲家族办公室顾问董事总经理
 

无论他们身在何处,所有家族办公室都有机会评估其当前的技术能力,并采取措施以“防破坏”其基础设施–为诸如人工智能(AI)之类的高级数字工具做准备或提供支持新的远程工作正常。

展望未来,家族办公室的主管人员必须诚实面对自己的组织如何克服我们在行业中屡见不鲜的五个基本弱点:

  • 缺乏板凳力量:大多数家族办公室工作人员都很瘦。人员通常没有空闲时间来专注于战略计划。结果,即使他们试图通过聘请外部顾问来弥补损失,也很少有办事处有足够的内部工作台来处理重大技术项目。 
技术部署需要时间,金钱和最重要的是人员。成功实施的家族办公室确定了用于项目管理的内部资源,并参与了整个过程。您希望实现的最后一件事是意识到您需要雇用更多的员工。事先进行规划,以免日后出现打ic。 
——凯瑟琳·范库瑟(Catherine Fankhauser):安永美国家族办公室咨询服务高级经理
 
 

家族办公室咨询服务为高净值个人和家族提供国内和跨境税收服务。

  • 不适合特定目的的系统:家族办公室经常发现自己正在使用不支持其日常任务的系统。这些系统可能是从家族运营公司采用的,或者在不了解平台真正功能的情况下购买的。在其他情况下,办公室的活动发生了根本性的变化(例如,从以礼宾为重点的办公室过渡到以投资为重点的办公室),但是系统从未更新过以适应新的任务。在许多情况下,这些系统无法生成支持清晰,及时的决策所需的数据,除非需要极端的人工干预。办公室主管应设法了解每个业务流程的操作要求,并评估是通过与任务匹配的系统还是由人的才智来解决这些问题。
  • 临时是新常态:随着采用新的系统和输出,现在是评估围绕和影响技术体系的运营的好时机。例如,当前任务是关键任务,还是正在执行以满足家族成员或执行人员长期以来遗忘的请求?一个家族成员可能已经要求办公室跟踪某个日历年中的特定购买情况。从那时起,办公室工作人员继续跟踪这些交易,以免再次被询问。或更糟糕的是,员工可能从前辈那里继承了一项任务或完成一项任务的程序,却不知道推动活动的目的。一个澄清的练习可能是将所有利益相关者召集在一起(通过视频会议)以逐步执行特定的流程,并将步骤作为项目符号捕获在页面上。
  • 未充分利用的系统:由于家族办公室往往随着时间的推移而增长,因此系统通常是由错误的人实施的,包括(1)缺乏战略眼光的初级人员,(2)缺乏技术系统专业知识的职能主题专家或( 3)第三方IT支持。结果,它们经常被错误地实施或没有充分利用所有可用功能。对新系统的需求可能只是重新实现当前系统的需求。
  • 对现状感到满意:如果家族办公室延迟部署新技术或进行系统升级,那么他们最终可能会发现自己落后于趋势,无法赶上即将到来的数字革命。应该是逐渐的或增量的调整突然会在整个企业范围内造成破坏。当今的差异并不总是一个问题,而是类似的系统在未来三到五年之间可能会有多大的分歧。此外,将新软件的购买推迟到办公室有更多事情发生(例如,对特定资产类别的更大分配)之后,将抵消当前的能力,并将实施转移到可能无法追赶的时候。

数字环境

随着家族办公室转向偏远的工作环境,他们对互联网的依赖程度呈指数增长,暴露了脆弱性和机遇。在当前的危机中,曾经认为数字破坏仍在眼前的办公室正在加快围绕数字环境的决策。

考虑技术需求时,请执行以下步骤:

  1. 正式化远程基础架构:家族办公室为主要管理人员保留其虚拟基础架构并不是很典型。现在,所有人员都在尚未保护的移动和家用设备上进行远程工作。旋转虚拟专用网络(还扩展到家族成员)是确保您的安全环境不会在办公室门口停下来的第一步。然后,制定包括声誉风险的事件响应计划。
  2. 考虑基于云的应用程序:家族办公室技术市场在过去几年中已迅速向云计算发展。随着软件即服务许可证模型成为规范,不再为本地安装开发投资组合管理,文档管理和总分类帐系统。这为家族办公室提供了一些机会。基于云的应用程序可在业务连续性情况下提供保护,并针对潜在的网络事件提供匿名性。此外,办公室不仅可以通过不投资物理服务器来节省成本,而且云托管还可以防止因火灾或其他自然灾害而丢失设备。
  3. 专注于网络安全:业务中断使所有家族办公室,甚至是那些拥有复杂系统的家族办公室,都遭受更大的网络安全威胁。办公室空无一人,工作人员因处理自己的个人情况而分心。威胁参与者利用这些因素来增强其活动。冒充合法新闻来源,散布虚假新闻,进行名誉抹黑活动,数据盗窃和勒索软件只是其中的一些危险。高管可以通过监视办公室人员和家族的社交媒体足迹,盘点私人数据(扩展到主要供应商)并增加对非常规现金请求或资本要求。
  4. 充分利用他人的能力:即使高级数字技术似乎无法直接由家族办公室掌握,家族办公室也可以通过利用第三方的能力开始采取逐步行动。与已经投入时间和资金的供应商合作可以降低家族办公室的进入成本。例如,该办公室可以与专业服务公司合作,许可使用AI的程序来搜索内容和数据库,以执行知识管理任务。

如果还没有,家族领导人,受托人和家族办公室的主管人员应该开始提出问题,以找出办公室正在采取什么措施来跟上当前的混乱局面。最终,每个家族办公室都需要为数字化未来做准备-现在这样做要利用利益相关者之间的独特共识,即需要采取步骤来维护安全有效的工作环境。通过立即采取行动解决当前的问题,家族办公室将获得搬家的额外好处,以便迎接数字革命的到来。 

展望未来,家族办公室的主管人员必须诚实面对自己的组织如何克服我们在行业中一次又一次看到的五个基本弱点。他们还可以采取一些步骤来评估其技术需求。


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